9lut2018

Metody archiwizacji dokumentów w biurze

​W biznesie praca z papierem zawsze będzie należała do codziennych zadań, a wraz z nią pojawia się potrzeba odpowiedniego systemu archiwizacji dokumentów i dokumentacji technicznej. Zapoznaj się z opcjami dostępnymi dla firm, a także dla tych, którzy chcą archiwizować ważne dokumenty osobiste w domu.

Dlaczego każda dobra drukarnia przechowuje dokumenty na dyskach?

Zapisywanie ważnych dokumentów na dysku może być dobrym sposobem na tworzenie kopii zapasowych oryginalnych dokumentów. Należy jednak upewnić się, że dyski lub pendrive’y są przechowywane w bezpiecznym miejscu. Powinny być one magazynowane gdzie indziej niż oryginały. Działania te mają na celu dodatkową ochronę. Zapisywanie dokumentów na dysku może być też bardzo pomocne, jeśli chodzi o wyszukiwanie określonego dokumentu. Aby przeszukać taki dokument, wystarczy wpisać nazwę dokumentu, a komputer sam wykona za ciebie ciężką pracę sortującą.

Odwieczna metoda zabezpieczania druku cyfrowego

Klasyczna szafka na dokumenty prawdopodobnie nigdy nie odejdzie do lamusa – jako, że jest to sprawdzone narzędzie do archiwizacji, które ułatwia bezpieczne przechowywanie dokumentów, a także umożliwia ich ponowne odnalezienie. Jeśli masz dużo dokumentów do przechowania na raz w jednej chwili, szafka na dokumenty jest dobrym rozwiązaniem. Może składować wiele różnych folderów i mieć wiele różnorakich rozmiarów z możliwością ich uzupełnienia. Możesz też umieścić etykiety na przedniej części każdej szuflady, aby wyszukiwać dokumenty. Szafy sprawiają, że możesz rzucić okiem jednocześnie na wszystkie dokumenty w środku i łatwo je przeglądać. Upewnij się zatem, że są one odpowiednio oznaczone, bo inaczej trudno będzie Ci cokolwiek znaleźć.

Dlaczego w każdej drukarni online znajdziemy pudła magazynowe?

Pudełko nie sprawia wrażenia wyszukanego narzędzia do archiwizacji dokumentów. Na pierwszy rzut oka wydaje się prymitywne, ale ma jedną ważną zaletę. W pudle bowiem można przechować więcej papieru jednocześnie, niż za pomocą jakiejkolwiek innej metody archiwizacji dokumentów. Co więcej, pudełka można łatwo razem składować. Tym samym będą najlepszym wyborem, gdy ważna jest oszczędność miejsca. Ponieważ pudełka nie narzucają sposobu obchodzenia się z nimi, możesz je łatwo udoskonalić. Za pomocą przegródek będziesz mógł wydzielić miejsce na różne rodzaje dokumentów. Z kolei kilka etykiet pomoże Ci łatwo i szybko odnajdywać to, czego potrzebujesz. Dlatego też, choć z pozoru prymitywne, pudełka pozostaną niezastąpione w przechowywaniu wszelkiego rodzaju przedmiotów.

Jak bezpiecznie przechowywać broszury?

Folder to kolejny artykuł biurowy, która umożliwia szybkie zorganizowanie dokumentów w systematyczny sposób i ich bezpieczne przechowywanie. Nada się doskonale, jeśli oczekujesz wygodnego dostępu do swoich dokumentów. Zwykle problematyczny druk broszur czy ulotek, dzięki folderom, łatwo uzupełnić bezpieczną i sprawdzoną metodą archiwizacji. Wystarczy zamknąć efekty Twojej pracy w koszulce, a następnie podpiąć ją w folderze. Oprócz standardowych folderów możesz kupić także ich plastikowe odpowiedniki. Wszystko po to, aby chronić swoje dokumenty od zamoczenia i innych nieprzewidzianych sytuacji. Są one również pomocne w kwestii uporządkowania dokumentów.

Dlaczego aktówki świetnie dopełnią druk na płótnie?

Głównym plusem teczek jest to, że możesz dokładać do nich dokumenty w miarę rozbudowy swojego projektu. Sprawdzą się w przechowywaniu papieru, jak i wielu innych materiałów. Niezależnie od tego, czy potrzebujesz zabezpieczyć folię, płótno czy arkusze papierowe – odpowiednia teka przytrzyma Twoje dokumenty w ich oryginalnym stanie. Teczki są mniej wytrzymałe niż foldery, ale wymagają mniejszej organizacji, ponieważ nie trzeba do nich dziurkować papieru przed włożeniem. Można je też łatwo składować w szafkach, aby zapewnić dodatkowe zabezpieczenie ważnych dokumentów.

Jaką metodę archiwizacji powinna wybrać tania drukarnia?

Istnieje więc wiele form porządkowania dokumentów w biurze dostępnych dla tych, którzy chcą zabezpieczyć ważne dokumenty. Wykorzystanie kilku metod jednocześnie może dać najlepsze efekty. Aby uzyskać maksymalne zabezpieczenie polecamy najpierw zeskanować wszystkie dokumenty w drukarni internetowej i zapisać je na dysku twardym lub pendrive’ie, a następnie odłożyć je do folderu i schować go do szafki na dokumenty. Bez względu na to, jaką opcję archiwizacji wybierzesz, ważna będzie również organizacja dokumentów. Żadna bowiem metoda sortowania nie pomoże Ci utrzymać porządku bez uprzedniego planowania i przyklejania stosownych etykiet. Jeśli jednak poświęcisz trochę czasu, aby to zrobić, z pewnością ułatwi ci to wyszukiwanie ważnych dokumentów.

Zobacz również