6sty2018

Złote zasady dotyczące sporządzania dokumentów

​Druk broszur i druk dokumentacji rządzi się zupełnie innymi prawami. Warto je znać, aby tworzyć dokumenty, które zadowolą nas i naszych klientów. Poniżej znajdziesz 5 złotych zasad, dzięki którym Twoje papiery zawsze będą dobrze wyglądać.

1. Dostosuj dokument do okoliczności

Oczywiście w zależności od tego jakiego dokumentu potrzebujesz obowiązują Cię inne wymogi. Inaczej stworzysz papiery rachunkowe, dokumentację techniczną, czy dokument aplikacyjny, czyli tak zwane CV. Niektóre z nich rządzą się swoimi prawami, narzuconymi wzorami i schematami, a inne wymagają kreatywności. W niektórych drukarniach internetowych znajdziesz gotowe wzory najpopularniejszych dokumentów, które możesz wydrukować i uzupełniać w miarę potrzeby w swoim biurze. Znajdziesz także szablony, które możesz wykorzystać i dostosować do swoich potrzeb. Nie wszystko musisz robić sam!

2. Twórz dokumenty w sposób staranny i czytelny

Bez względu na charakter Twojej dokumentacji zawsze musisz pamiętać o tym, że kartka musi być czytelna. To oznacza dobór odpowiedniej czcionki i jej rozmiaru, interlinii, marginesów. To ważne bez względu na to, czy drukujesz je sam w biurze, czy korzystasz z usług drukarni cyfrowej. Również wybór papieru jest bardzo ważny. Przecież nie chcesz, aby Twoje faktury były drukowane na różowym błyszczącym papierze, albo żeby Twoje dokumentacja techniczna przypominała druk plakatów. Stawiaj na papier dobrej jakości, o odpowiednim poziomie bieli i gramaturze. Dzięki temu wszystko będzie wyglądać schludnie i czytelnie.

3. Postaw na najwyższą jakość druku cyfrowego

Nie tylko papier, na jakim drukujesz ma znaczenie, ale również urządzenie drukujące z jakiego korzystasz. Do swojego biura staraj się wybierać niezawodne drukarki, które cieszą się dobrą opinią, stosuj dobrej jakości tusze i tonery. Korzystając z usług dobrej drukarni możesz mieć pewność, że posiada ona nowoczesne urządzenia wielofunkcyjne, dzięki którym Twoje dokumenty będą prezentować się na odpowiednim poziomie. Jeżeli stawiasz na tanią drukarnię upewnij się, że jej urządzenia zapewnią Ci solidne i trwałe wydruki, odporne na słońce i czas. Dzięki temu ważne faktury, sprawozdania, czy dowody księgowe wytrzymają w nienaruszonym stanie wymagany okres czasu.

4. Drukuj dwustronnie

Oczywiście nie wszystkie dokumenty mogą być tak drukowane, jednak w każdym możliwym wypadku warto to robić. Dlaczego? Przede wszystkim dla oszczędności papieru i pieniędzy. Nie tylko wydamy mniej firmowych funduzy na materiały eksploatacyjne takie jak papier, to jeszcze wspomożemy planetę. Wykorzystywanie jak najmniejszej liczby kartek oznacza wycięcie mniejszej ilości drzew. To proekologiczna postawa, która może zaimponować naszym współpracownikom i klientom. Warto także używać ekologicznego papieru. Ta zasada sprawdzi się i w biurze i w drukarni online. Zawsze opłaca się mieć na uwadze potrzeby naszej planety i drukować tylko to, co faktycznie potrzebne.

5. Przechowywanie dokumentów

Nasze wydruki cyfrowe wymagają odpowiedniego przechowywania. Firmowa dokumentacja bardzo często ma z góry narzucony czas, przez jaki musi być przechowywana. Takich wymogów nie mają żadne inne druki, na przykład druk plakatów. To powoduje, że musimy przystosować nasze biuro do przechowywania stosu papierów. Dlatego każda firma powinna zaopatrzyć się w segregatory, teczki, pudła archiwizacyjne i koszulki na dokumenty. Do tego niezbędne będą dziurkacze, zszywacze a nawet bindownice. Oczywiście kiedy minie okres przechowywania dokumentacji niezbędna okaże się niszczarka, dzięki której dane osobowe nie dostaną się w niepowołane ręce.

Zobacz również