1 sie 2022

Kluczowe kroki, które należy podjąć po odwołaniu imprezy

W czasach takich jak te, aż serce się kraje, gdy widzi się, jak wiele osobistych wydarzeń musiało zostać odwołanych lub przełożonych z powodu COVID-19. Wielu z naszych klientów musiało odwołać wydarzenia i konferencje, które miały tak wiele ciężkiej pracy włożonej za kulisami.

Odwołanie imprezy to najgorszy koszmar organizatora. Odwołania często skutkują miesiącami straconymi na planowanie, zwłaszcza gdy zamówienia na pobyt w domu zmuszają firmy do odwoływania wydarzeń na lewo i prawo. Niestety, odwołania są możliwością, że planiści imprez muszą być przygotowani na.

Related post: Planuj jak Pro

Czytaj dalej, aby poznać wszystkie kroki, które musisz podjąć, gdy twoje wydarzenie zostanie odwołane.

1. Zrozum powód odwołania imprezy

Jest wiele rzeczy, które mogą spowodować odwołanie wydarzenia. Do takich czynników należą klęski żywiołowe (hello, COVID-19!), przyczyny finansowe, a nawet wycofanie się głównych sponsorów w ostatniej chwili. Niezależnie od sytuacji, pierwszym krokiem, jaki powinieneś podjąć, jest ocena przyczyny. Czy jest to coś, czym można się zająć lub co można rozwiązać za pomocą niewielkiej korekty?

Jeśli sytuacji nie da się naprawić, zwróć się do swoich klientów i sponsorów i przeproś ich szczerze. Udostępnij kanały komunikacyjne, którymi mogą się z Tobą skontaktować i upewnij się, że jesteś dostępny, aby odpowiedzieć na ich wątpliwości. Jeśli wydarzenie zostało odwołane z powodu czegoś, czego można było uniknąć, przejrzyj swoje wewnętrzne procesy, aby upewnić się, że to samo nie zdarzy się w przyszłości.

2. Wstrzymaj sprzedaż biletów

Po podjęciu decyzji o odwołaniu imprezy, należy wstrzymać sprzedaż biletów. W ślad za tym powinna pójść wiadomość do wszystkich osób, które już zakupiły bilety. Użyj wielu kanałów, takich jak e-maile, media społecznościowe i Twoja strona internetowa, aby upewnić się, że wiadomość dotrze tak szybko, jak to możliwe. W swojej komunikacji zawrzyj informacje o zwrotach i kiedy zaczniesz je przetwarzać.

3. Uporządkuj sprawy finansowe

Niezależnie od tego, czy impreza się odbędzie czy nie, ważne jest, abyś otrzymał zapłatę za włożony wysiłek. To właśnie tutaj kontrakty na wydarzenia są kluczowe. Dla każdego wydarzenia, do którego organizacji zostałeś wynajęty, upewnij się, że umowa odnosi się do wszystkich kluczowych kwestii i potencjalnych zagrożeń, takich jak odwołanie.

Jednym ze sposobów, aby to zrobić jest umieszczenie klauzuli wskazującej, że depozyty są bezzwrotne w każdej ewentualności. Ponadto, powinieneś mieć procenty za pewne kamienie milowe. Na przykład, jeśli wydarzenie zostanie odwołane trzy miesiące do daty, brama 75% opłat.

Jednak to wszystko zależy od okoliczności. Jeśli odwołanie wynika z twoich działań lub braku przygotowania, może lepiej zwrócić klientowi pieniądze. Jeśli odwołanie jest poza twoimi rękami przez lets say, pandemii, a następnie można rozważyć częściowy zwrot pieniędzy do swoich klientów.

related post: 5 kanałów promocji wydarzeń, których nie możesz przeoczyć

4. Nie pozwól, aby ten dzień poszedł na marne

Jeśli Twoje wydarzenie zostanie odwołane miesiąc lub więcej przed planowaną datą, nie oznacza to, że ten dzień powinien pójść na marne. Zamiast skupiać się na straconej okazji, powinieneś spróbować znaleźć nową. Idź na całość i sprzedaj swoją dostępność w tym dniu na wszystkich swoich kanałach marketingowych. Zaoferuj hojny rabat na ten dzień, ponieważ nadal masz bezzwrotną opłatę od odwołanego wydarzenia. Albo znajdź sposób, aby nadal gościć swoje wydarzenie online. Istnieje wiele opcji platform, które pozwalają na wirtualne prowadzenie wydarzenia, jak Zoom, Facebook Live czy Instagram live. Będziesz musiał zrobić kilka dodatkowych planów, ale jeśli można powstrzymać się od odwołania, dlaczego miałbyś to zrobić? Musisz po prostu być kreatywny ze swoimi nowymi planami w tych bezprecedensowych czasach.

Zawsze miej plan awaryjny

Oprócz umiejętności organizacyjnych, planowanie imprez wymaga umiejętności radzenia sobie z presją, ponieważ istnieje wiele potencjalnych wyzwań, które mogą się pojawić. Kluczowe jest, aby przewidzieć i określić, co może prowadzić do odwołania imprezy, a następnie wprowadzić środki zapobiegawcze lub uzyskać kreatywność i znaleźć rozwiązanie, aby zorganizować imprezę online.

Dzięki wcześniejszemu zajęciu się takimi problemami, jedyne co pozostanie to marketing wydarzenia. Ironmark oferuje usługi w zakresie kreacji, druku i marketingu. Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się, jak możemy sprawić, że Twoje wydarzenie będzie sukcesem.

Zobacz również