25 paź 2017

Przedsiębiorco! Tych dokumentów nie musisz drukować!

​Zobacz, które dokumenty możesz przechowywać wyłącznie w wersji elektronicznej, a które obowiązkowo musisz wydrukować. Dowiedz się, które dokumenty należy przechowywać co najmniej 50 lat!

Archiwizacja po europejsku, czyli "biuro bez papieru"

Tylko jedna na trzy europejskie firmy ma w planach całkowite przejście na dokumentację cyfrową - dowodzi raport IDC, przygotowany na zlecenie Oki Europe. Tymczasem wykorzystanie nowoczesnych technologii może znacząco usprawnić archiwizację.

Do zalet wynikających z możliwości przechowywania dokumentacji w wersji elektronicznej nie trzeba żadnego z przedsiębiorców przekonywać. Każdy z nich wie, że elektroniczne archiwum nie potrzebuje wielkich sal, urządzeń do druku ani dużego zaangażowania pracowników. Wystarczy dostęp do komputera, by szybko i bez zbędnego wysiłku każdy mógł zapisywać na bieżąco ważne dokumenty w odpowiednich katalogach.

Obecnie większość europejskich firm przechowuje część dokumentów w postaci drukowanej, a część w elektronicznej. To zrozumiałe, biorąc pod uwagę fakt, że prawo wielu krajów nie jest dostosowane do przemian technologicznych i wciąż nakłada na firmy obowiązek przechowywania dokumentów w formie papierowej.

Dopiero w 2015 roku Parlament Europejski przyjął ustawę w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym, a polski ustawodawca znowelizował Kodeks Cywilny. W świetle obowiązujących przepisów, dokumentem uznaje się informację zapisaną na nośniku innym niż papier. Mimo to wciąż istnieje wiele dokumentów, które musimy przechowywać w wersji papierowej. Zobacz, na jakich dokumentach zarobi niejedna dobra drukarnia!

Co należy przechowywać w formie drukowanej?

Mimo rozwoju technologicznego wciąż istnieje wiele dokumentów, które należy przechowywać w wersji drukowanej. Zaliczyć do nich trzeba m.in. ewidencję przychodów (ryczałt), a także (za: pomoc.wfirma.pl-przechowywanie-dokumenów): 

  • dowody wewnętrzne - przychodowe i kosztowe,
  • ewidencję sprzedaży bezrachunkowej,
  • raporty z kasy fiskalnej - dobowe oraz miesięczne,
  • ewidencję przebiegu pojazdu,
  • akta osobowe pracowników,
  • dokumentację pracowniczą,
  • kopie zgłoszeń do ubezpieczeń oraz dokumentów zmieniających lub korygujących te dokumenty.

Wszystkie tego typu dokumenty powinny być przechowywane w kolejności chronologicznej, zgodnie z numeracją ustaloną przez KPiR.

Co można przechowywać w wersji elektronicznej?

Brak okien, sztuczne światło, wąski korytarzyk, a przy ścianach szafy sięgające do sufitu. Na każdej półce dokładnie opisane segregatory z datą i odpowiednią literą alfabetu... Tak wygląda archiwum z dokumentami typowej polskiej firmy. Okazuje się, że spora część segregatorów jest tu zupełnie niepotrzebnie, ponieważ większości dokumentów nie trzeba drukować.

Polski ustawodawca pozwala na przechowywanie w wersji elektronicznej m.in. takich dokumentów jak (źródło: pomoc.wfirma.pl-przechowywanie-dokumenów):

  • rejestry VAT sprzedaży i zakupów,
  • faktury sprzedażowe oraz kosztowe wystawione bądź otrzymane od kontrahenta w formie elektronicznej.
  • faktury papierowe można przechowywać w formie elektronicznej (po ich zeskanowaniu),
  • ewidencję wyposażenia,
  • ewidencję środków trwałych,
  • kopie zgłoszeń płatnika składek ZUS oraz dokumentów zmieniających lub korygujących te dokumenty.   

A od 2016 roku zniósł także obowiązek drukowania KPiR (Księga Przychodów i Rozchodów).

Oczywiście należy pamiętać, by przechowywać dokumenty w takiej postaci, która pozwala na łatwy wgląd w treść, chroni przed wprowadzeniem zmian oraz pozwala na wydruk plików w kolejności chronologicznej jeśli tego będzie wymagać organ sprawdzający. Z tych względów dokumenty powinniśmy przechowywać w formie plików PDF, na płycie CD-ROM lub w pamięci USB.

Czas to pieniądz, czyli ile należy przechowywać dokumenty?

Zanim zdecydujesz się wyrzucić firmowe "papiery", zastanów się, czy Twoje postępowanie jest zgodne z prawem. Ustawodawca dzieli bowiem dokumenty na dwie kategorie: archiwalne i niearchiwalne.

Dokumenty archiwalne należy przechowywać wieczyście. Możemy je spotkać w instytucjach wskazanych przez Archiwum Państwowe. Do dokumentów archiwalnych należą: akta sądowe, oryginały map, rejestry publiczne, dokumenty o wartości historycznej oraz dokumentacja techniczna o dużym znaczeniu.

Natomiast drugi typ dokumentów, tzw. niearchiwalne można zniszczyć po upływie czasu określonego przez odpowiednie ustawy. Dokumenty te zostały podzielone na trzy grupy i oznaczone odpowiednimi literami: - BE - to dokumenty o najwyższej randze. Zwykle obok oznaczenia "BE" znajduje się liczba określająca ile lat należy przechowywać dokumenty. Po tym czasie należy je przekazać do Archiwum Państwowego, gdzie ekspertyza wykaże, czy dokumenty zmienią status na archiwalne i zostaną przekazane do Archiwum Państwowego. - B z dopisaną liczbą np. 5,15 lub 25 oznaczającą przez co najmniej ile lat należy przechowywać określone dokumenty. W myśl ustawy lata powinniśmy liczyć od 1 stycznia następnego roku od momentu stworzenia konkretnej dokumentacji. Przez 5 lat należy przechowywać: dokumenty ZUS powstałe po 1 stycznia 2012 roku (te powstałe wcześniej musimy przechowywać 10 lat) oraz dokumentację księgowej (ewidencje, rejestry, dokumenty inwentaryzacyjne, dowody księgowe). Przez co najmniej 50 lat powinieneś przechowywać karty wynagrodzeń, listę płac oraz całą dokumentację pracowniczą. - BC - akta o znikomym znaczeniu, które można wyrzucić, gdy tylko przestaną być potrzebne.

Już wiemy, jak sklasyfikować większość dokumentów. Jeśli nie chcemy inwestować w sprzęt do druku i nie chcemy wychodzić z firmy, ich wydruk możemy zlecić drukarni internetowej z możliwością dostawy.

Natomiast przy wszelkich innych materiałach i dokumentach, które potrzebujesz wydrukować to warto sprawdzić jak wybrać firmę drukarską.

Zobacz również