Jeśli jesteś kimś takim, jak świetni specjaliści administracyjni w naszym biurze, Twoja odpowiedzialność za zwiększenie wydajności biura wykracza poza zwykłe zamawianie materiałów biurowych. Projekty, z którymi masz do czynienia na co dzień, są szerokie i zróżnicowane, co wymaga od Ciebie zwinności i efektywności.

Z tego powodu (i dlatego, że jest tylko tyle godzin w ciągu dnia), bycie produktywnym i zorganizowanym w pracy jest bardzo ważne. Istnieje wiele wskazówek, które mogą pomóc w produktywności biurowej, ale ja zamierzam skupić się na trzech wskazówkach związanych z papierem. To, czym zamierzam się z Tobą podzielić, nie jest tajemnicą - ale warto powtórzyć: .... i jest tak proste jak A, B, C.

Wskazówki, jak utrzymać produktywność w biurze na najwyższym poziomie

Przewidywanie

Podczas gdy Twoja praca wiąże się z wieloma nieoczekiwanymi wydarzeniami, prezentacjami i projektami, przewidywanie potrzeb związanych z papierem i zamawianie go z wyprzedzeniem może pomóc zminimalizować stres. Częścią zamawiania z wyprzedzeniem jest upewnienie się, że posiadasz odpowiedni asortyment papieru dla swojego biura.

Standardowy papier do kopiowania (20 lb., 92 jasne) jest doskonały do codziennych potrzeb kopiowania, takich jak projekty, notatki wewnętrzne lub wydruki próbne. W przypadku prezentacji i ofert, dobrą zasadą jest stosowanie papieru o większej gramaturze i wyższej jasności - szukaj papieru o gramaturze 28 lub 32 funtów i jasności 98 lub wyższej. Nie zapomnij o papierze kartonowym, który świetnie nadaje się na okładki raportów i kartki. Upewniając się, że masz pod ręką odpowiedni papier, możesz mieć pewność, że nie zabraknie Ci go, gdy zbliża się termin oddania pracy, a poziom stresu jest wysoki.

Wyrzuć zły papier

Ważne jest również, aby upewnić się, że wybierasz papier, który nie spowoduje zacięcia się drukarki. Kiedy próbujesz wydrukować 100 kopii 20-stronicowej prezentacji na godzinę przed spotkaniem, nie chcesz, aby drukarka się zacięła. Zacięcia papieru prowadzą do utraty produktywności biura, co w biurze o dużym tempie pracy nigdy nie jest dobrą rzeczą.

Tańszy papier może być atrakcyjny, gdy pilnujesz budżetu, ale wiele z tych rodzajów papieru nie ma gwarancji wydajności. Oznacza to, że musisz liczyć się z kosztami zmarnowanego papieru i czasu. Unikaj tego, wybierając i kupując papier z gwarancją braku zacięć lub gwarancją wydajności - jak w przypadku uniwersalnego papieru do drukarek Xerox® Vitality®.

Koordynacja kolorów

Nie jest również niespodzianką, że pozostawanie zorganizowanym jest świetnym sposobem na utrzymanie płynnego ruchu w biurze. Normą stało się, że co miesiąc, a czasem nawet codziennie, na biurko trafiają setki e-maili, dokumentów i notatek. Z tym natłokiem papieru przychodzi zadanie określenia priorytetów i zdecydowania, co powinno trafić gdzie.

Używanie różnokolorowego papieru to świetny sposób na przypisanie znaczenia dokumentom (pilne, do akt) lub posortowanie ich według działów (jeden kolor dla księgowości, inny dla działu kadr). Używanie pastelowego lub jaskrawego papieru to także zabawny sposób na robienie notatek i list rzeczy do zrobienia - dzięki temu ważne myśli nie zgubią się na biurku pełnym białego papieru.