11paź2017

Jak ograniczyć koszty drukowania w firmie?

​Drukujemy dużo i często. Zobacz, jakie proste rozwiązania pomogą Ci ograniczyć ilość wydruków i tym samym zmniejszyć ponoszone rokrocznie koszty?

Trzy razy z Księżyca do polskiej firmy

Szacuje się, że jeden pracownik drukuje średnio 7 tysięcy 700 kartek papieru rocznie czyli lekko ponad 15 ryz papieru. Koszt, który ponosi firma za taką ilość wydruków wynosi 550 zł. A teraz wystarczy pomnożyć tę kwotę przez liczbę osób, które drukują w naszej firmie. Robi się całkiem pokaźna sumka, prawda?

A teraz z tej liczby obliczmy 8,2% - dokładnie taki procent papieru jest wykorzystywany na bezwartościowe wydruki. W skali miesiąca jeden pracownik marnotrawi 50 kartek. Z perspektywy dłuższego okresu i większej liczby zatrudnionych, straty są o wiele większe niż "te marne 50 kartek na głowę". Kwoty, które marnotrawimy zaczynają się od kilku a kończą na tysiącach złotych.

Aby jeszcze bardziej obrazowo opisać ilość marnotrawionego rocznie papieru przez wszystkie firmy w Polsce, Jerzy Kalinowski, Partner w KPMG w rozmowie z egospodarka.pl posłużył się następującym porównaniem: "Gdyby ułożyć, dłuższym bokiem – jedna obok drugiej, wszystkie kartki papieru A4 marnowane rocznie w przedsiębiorstwach działających w Polsce, to ich łączna długość byłaby trzykrotnie większa niż odległość z Księżyca na Ziemię. Jeśli zaś ułożyć je krótszym bokiem obok siebie, wówczas ta długość byłaby ponad cztery razy większa."

Zejdźmy na ziemię

Przykładowo, jeśli w małej firmie na bieżąco korzysta z drukarki 10 osób i miesięcznie wydrukuje niepotrzebnie po 50 kartek to miesięcznie będziemy tracić jedną 500-kartkową ryzę papieru, której koszt waha się pomiędzy 10 a 20 złotych. Roczny koszt strat będzie wahał się pomiędzy 120 a 240 złotych.

Straty, które ponosi natura są nieproporcjonalnie większe: aby wyprodukować ilość papieru, która zaspokoi potrzeby jednego pracownika, trzeba wyciąć jedno drzewo. Roślinę, która musi rosnąć dobre parę lat by nadawać się do przerobienia na papier. Oczywiście, papier niższej jakości możemy pozyskać z makulatury. Tylko po co niepotrzebnie wyrzucać pieniądze do śmieci?

Zdyscyplinuj się i odetnij od... drukarki

Oczywiście, teoretycznie możemy zrezygnować w ogóle z drukowania i po prostu nie drukować. Zbyt brutalnie? Nie kupujmy więc drukarki do firmy i zdecydujmy się na usługi taniej i dobrej drukarni. Wtedy na pewno kilka razy się zastanowimy, co wyślemy do druku.

W ten sposób sami nałożymy sobie pewne ograniczenia: druk na płótnie czy też druk plakatów, czy też druk broszur reklamowych jeszcze zlecimy zaprzyjaźnionej drukarni, natomiast wydruku wiadomości e-mailowych już raczej nie.

Po drugie, kto da nam pieniądze na zamawianie tego typu wydruków i czy nie szybciej byłoby po prostu przeczytać wiadomość od klienta na komputerze niż czekać na wydruk?

Jest to sposób na zachowanie dyscypliny, ale co to za biuro, gdzie nie ma drukarki. Zastanówmy się więc, jak inaczej poradzić sobie z tym problemem.

Co zrobić, by zaoszczędzić na druku?

Niemal na każdej stronie poświęconej drukowi możemy znaleźć porady dotyczące tego, jak oszczędzać. Oto kilka naszych rad.

Po pierwsze kilka razy powinniśmy się zastanowić, czy rzeczywiście dany materiał musimy koniecznie wydrukować. Często po krótkim zastanowieniu okazuje się, że np. wiadomość e-mail wcale nie musi zostać wydrukowana. Mimo to aż 70% pracowników woli czytać tego typu wiadomości w formie wydruków, ponieważ jak twierdzą jest to dla nich wygodniejsze.

Po drugie, powinniśmy zrezygnować z druku jednostronnego na rzecz druku dwustronnego, najlepiej ustawiając domyślnie tryb "drukuj dwustronnie" w naszym urządzeniu. Port Lotniczy w Monachium w ten sposób zmniejszył zużycie papieru z 12 milionów na 9 milionów. Jeszcze więcej zaoszczędzimy, gdy będziemy drukować dwustronnie i dwie strony na arkusz. Dzięki temu na jednej kartce zmieszczą się aż 4 strony.

Elektroniczna archiwizacja znacznie tańsza

Drukowanie możemy zastąpić elektronicznymi nośnikami do archiwizacji dokumentów. Przecież nie każdy materiał, nad którym pracowaliśmy, na przykład dokumentacja techniczna, musi zostać wydrukowany. Czasem wystarczy przechowywać go na nośnikach elektronicznych. W ten sposób nie tylko drukujemy mniej, ale również oszczędzamy miejsce w biurze, które przeznaczylibyśmy na przechowywanie dokumentów. Ten kto kiedykolwiek archiwizował, wie, co mamy na myśli.

Każdy z nas zna tego typu porady, a mimo to trudno jest zachować je w praktyce. Z tego powodu warto wprowadzić system, który pozwoli na kontrolowanie tego, ile dany pracownik drukuje dokumentów dziennie. Tego rodzaju rozwiązania do zarządzania drukiem proponują największe marki, takie jak HP czy Canon. Temat oprogramowania do zarządzania drukiem szczegółowo poruszamy w innym tekście.

Zobacz również